La VoIP d’entreprise, c’est nouveau ? Vous apprendrez rapidement qu’il s’agit de bien plus qu’un simple système téléphonique. La bonne solution est un outil puissant qui améliore la productivité, le service à la clientèle et la fluidité des communications au sein de votre entreprise.
CONSEILS DE FORMATION POUR TIRER LE MEILLEUR PARTI DE VOTRE SYSTÈME TÉLÉPHONIQUE VOIP D’ENTREPRISE
Vous ne savez pas où trouver quelque chose, ou vous êtes curieux de savoir comment tirer le meilleur parti de votre système ? Voici les sujets les plus courants sur lesquels notre personnel d’assistance se forme chaque jour.
Q : Où puis-je voir et gérer toutes les fonctions de mon téléphone ?
La beauté de la VoIP d’entreprise et de la Téléphonie IP en Suisse est que, où que vous soyez et quel que soit l’appareil que vous utilisez, vous pouvez gérer votre système téléphonique via un portail accessible sur le Web. Une fois que vous vous êtes connecté avec votre adresse e-mail et votre mot de passe, vous trouverez votre page d’accueil personnelle. C’est là que vous pouvez voir votre journal d’appels, votre messagerie vocale, vos contacts, les boutons de ligne attribués, l’emplacement d’urgence et les raccourcis vers les paramètres de votre téléphone. Si vous le souhaitez, vous pouvez personnaliser votre affichage pour accéder rapidement aux informations dont vous avez besoin.
Q : Ma boîte vocale est pleine à craquer. Comment puis-je gérer les messages vocaux lorsque je ne peux pas les écouter immédiatement ?
Visual Voicemail vous permet de voir et de revoir les détails de vos messages vocaux, tels que le nom de l’appelant, le numéro de téléphone et la date et l’heure de l’appel, directement sur votre téléphone. Si vous êtes loin de votre bureau ou en déplacement, vous pouvez transférer votre message vocal vers un autre appareil et choisir de supprimer le message transféré. Les messages « écoutés » ne rempliront plus votre boîte vocale. Combien de fois avez-vous dû écouter un message vocal plusieurs fois pour en saisir les informations essentielles ? MiCloud Connect Scribe vous envoie par courriel la transcription des messages vocaux, accompagnée d’un fichier audio .wav. Vous pouvez lire le message transcrit et même l’écouter sans vous connecter au système de messagerie vocale. De plus, vous pouvez rechercher, trier, classer ou marquer les messages pour un suivi, tout comme vous le faites avec les e-mails.
Quel est le résultat de tout cela ?
Moins de messages vocaux qui encombrent votre vie, une meilleure productivité et moins de stress.
Q : Comment puis-je voir tous mes appels entrants et sortants ?
Via le portail web, les utilisateurs de MiCloud Connect peuvent consulter et rechercher leur journal d’appels. Chacun d’entre eux est étiqueté avec des informations clés telles que la date et l’heure, la durée de l’appel, le numéro de téléphone de l’appelant, qu’il soit entrant ou sortant, le nom de la personne appelée, la localisation du numéro et si l’appel était interne ou non. Avec toutes ces informations au bout des doigts, vous pouvez facilement rechercher dans votre journal d’appels des heures, des personnes ou d’autres données spécifiques.
Q : Comment puis-je enregistrer des appels afin de pouvoir les revoir plus tard ?
MiCloud Connect permet d’enregistrer la plupart des appels. Accessibles via le portail Web, les enregistrements peuvent être lus presque immédiatement après la fin d’un appel. Vous pouvez même ajouter des remarques à l’enregistrement, ce qui est idéal pour saisir les points clés de la discussion avec le client. En outre, les enregistrements d’appels sont consultables – un autre moyen de vous faciliter la vie – et vous pouvez même trouver des enregistrements d’appels connexes. Les enregistrements sont disponibles pendant un an ou plus et sont téléchargeables sur votre ordinateur ou votre serveur de fichiers.
Q : Comment puis-je faire savoir à mes collègues et à mes clients que je suis disponible et recevoir leurs appels, où que je sois et sur quel appareil ?
Avec une main-d’œuvre de plus en plus mobile, il est essentiel que les appels soient acheminés là où se trouve l’employé. Avec la VoIP professionnelle, vous pouvez configurer différents paramètres pour une variété de scénarios : disponible, en réunion, hors du bureau, en vacances, ne pas déranger ou quelque chose de personnalisé. Ainsi, par exemple, vous êtes peut-être absent de votre bureau et vous vous trouvez dans l’usine. Vous pouvez définir votre disponibilité de sorte que tous les appels soient transférés vers votre téléphone portable.
Vous êtes en réunion ?
Programmez votre poste pour que les appels soient transférés à un collègue. Ainsi, les clients n’auront pas à attendre pour obtenir des réponses.
Vous êtes en déplacement toute la journée ?
La sonnerie simultanée permet aux appels de sonner simultanément sur différents appareils. Que vous soyez à votre bureau ou en train de déjeuner à l’extérieur, l’appel vous trouvera.
Et ce n’est pas tout.
Disons que vous souhaitez que les appels provenant d’un numéro ou d’un appelant spécifique vous soient automatiquement transférés, où que vous soyez. Un système téléphonique en nuage vous permet de transférer les appels en fonction de ce critère. Vous pouvez également personnaliser le transfert des appels vers la messagerie vocale ou vers un autre numéro.
Q : Je suis coincé dans une conférence téléphonique qui s’éternise et j’ai un autre rendez-vous à honorer. Puis-je rester en ligne ?
Call Move permet aux utilisateurs de passer d’un appareil à un autre sans interrompre leur conversation. Les appels peuvent être déplacés de votre téléphone principal vers un autre configuré pour une sonnerie simultanée ou vice versa. Vous pouvez également faire passer l’audio de l’appel de votre téléphone mobile Bluetooth à votre téléphone de bureau.
Q : Comment puis-je organiser une conférence téléphonique ?
Dans le cadre de MiCloud Connect, vous pouvez facilement organiser des conférences téléphoniques en utilisant un numéro de pont de conférence dédié que tous les participants, internes et externes, peuvent composer. Vous pouvez même enregistrer l’appel pour saisir toutes les informations qui sont ressorties de la discussion. Cependant, la VoIP d’entreprise offre plus que de simples conférences téléphoniques audio. Voir https://www.3cx.fr/voip-sip/quest-ce-que-la-telephonie-sur-ip/ pour en savoir plus !